De Europese AI Act is een feit, en daarmee staat HR voor een van de grootste complianceuitdagingen van het afgelopen decennium. Waar juridische afdelingen zich traditioneel bezighielden met arbeidsrecht en GDPR, komt er nu een volledig nieuw regelgevend kader bij dat rechtstreeks ingrijpt op hoe organisaties AI-tools inzetten voor werving, prestatiebeoordeling en personeelsbeheer. Belgische HR-professionals die denken dat dit “iets voor later” is, komen bedrogen uit. De eerste verplichtingen treden al in februari 2025 in werking. Dit artikel ontrafelt wat HR-verantwoordelijken nu moeten weten – en vooral doen – om juridisch uit de wind te blijven.
Waarom HR in het vizier van de regelgever ligt
Het is geen toeval dat de Europese wetgever AI-toepassingen in HR als “hoog risico” classificeert. Denk aan algoritmes die cv’s screenen, software die werknemersprestaties monitort, of tools die promotiekansen berekenen. Deze systemen nemen beslissingen die het levenspad van mensen fundamenteel kunnen beïnvloeden. Een foutief afgewezen kandidaat, een onterecht negatieve beoordeling, een gemiste promotie door algoritmische bias – de impact is concreet en meetbaar.
De Belgische arbeidsmarkt kent ondertussen al wijdverspreid gebruik van dergelijke tools. Grote rekruteringsbureaus zoals Randstad en Adecco experimenteren al jaren met AI-matching. Scale-ups als Teamleader gebruiken algoritmes voor interne talentanalyse. Zelfs middelgrote KMO’s schakelen steeds vaker over op geautomatiseerde preselectie. Het probleem? Veel van deze implementaties gebeurden vóór de AI Act, zonder de documentatie en transparantieverplichtingen die straks gelden.
De drie pijlers van AI-compliance voor HR
De AI Act rust op een risicogebaseerde aanpak. Voor HR-toepassingen betekent dit dat drie kernverplichtingen centraal staan: transparantie, menselijk toezicht en non-discriminatie. Elk van deze pijlers vertaalt zich naar concrete acties die HR-afdelingen nu al kunnen ondernemen.
Transparantie houdt in dat werknemers en sollicitanten moeten weten wanneer een AI-systeem betrokken is bij beslissingen over hen. Dit gaat verder dan een voetnoot in een privacyverklaring. De informatie moet actief worden verstrekt, in begrijpelijke taal, op het moment dat de verwerking plaatsvindt. Een Gents IT-bedrijf kreeg recent nog een tik op de vingers van de Gegevensbeschermingsautoriteit omdat kandidaten pas achteraf vernamen dat hun video-interview door AI werd geanalyseerd.
Menselijk toezicht betekent dat geen enkele AI-tool autonoom mag beslissen over aanwerving, ontslag of disciplinaire maatregelen. Er moet altijd een gekwalificeerde medewerker de finale beslissing nemen, met de mogelijkheid om de AI-output te overrulen. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk vertrouwen veel HR-teams blind op de rankinglijstjes die hun software genereert.
Non-discriminatie is misschien wel de lastigste pijler. AI-systemen kunnen onbedoeld discrimineren op basis van kenmerken die in de Belgische antidiscriminatiewetgeving beschermd zijn. Een recruitingtool die getraind werd op historische data van een bedrijf met weinig diversiteit, zal die scheeftrekking reproduceren – en versterken.
Praktische stappen voor Belgische HR-afdelingen
- Volg een gerichte AI-training. Compliance begint bij begrip. HR-professionals die de werking van AI-systemen doorgronden, kunnen risico’s inschatten en leveranciers de juiste vragen stellen. IFBD biedt praktische trainingen die specifiek ingaan op de kruising tussen AI, arbeidsrecht en bedrijfsvoering. Een investering van enkele dagen betaalt zich dubbel terug in vermeden boetes en reputatieschade.
- Breng alle AI-toepassingen in kaart. Start met een grondige inventarisatie. Welke tools gebruiken jullie voor werving, planning, evaluatie of tijdsregistratie? Vraag leveranciers expliciet of hun software AI- of machine learning-componenten bevat. Veel HR-verantwoordelijken ontdekken pas bij zo’n oefening dat hun ATS al jaren algoritmes gebruikt.
- Classificeer het risico per toepassing. Niet elke AI-tool valt onder dezelfde verplichtingen. Een chatbot die vakantiedagen berekent, is geen hoogrisicosysteem. Een algoritme dat bepaalt wie er op de shortlist voor een vacature komt, wel. Maak dit onderscheid helder en documenteer de redenering.
- Actualiseer privacyverklaringen en kandidaatcommunicatie. Controleer of bestaande documenten voldoen aan de verhoogde transparantie-eisen. Vermeld specifiek welke AI-systemen worden ingezet, met welk doel, en hoe kandidaten of werknemers bezwaar kunnen maken.
- Voer een bias-audit uit. Analyseer of jullie AI-tools systematisch bepaalde groepen bevoordelen of benadelen. Sommige leveranciers bieden deze analyse aan, maar onafhankelijke doorlichting verdient de voorkeur. Het Belgische bedrijf Radix heeft expertise in dergelijke audits voor de lokale markt.
De verborgen risico’s van leveranciersrelaties
Een veelgemaakte denkfout: “Onze leverancier garandeert compliance, dus wij zitten goed.” De AI Act legt verantwoordelijkheid bij zowel de ontwikkelaar als de gebruiker van AI-systemen. Als werkgever bent u deployer en draagt u eigen verplichtingen, ongeacht wat uw softwareleverancier beweert.
Concrete aandachtspunten bij leveranciersbeheer zijn onder meer het opvragen van technische documentatie over hoe het systeem beslissingen neemt, contractuele garanties over updates bij gewijzigde regelgeving, en duidelijke afspraken over wie verantwoordelijk is bij een datalek of discriminatieklacht. Een Antwerps logistiek bedrijf ontdekte recent dat hun planningssoftware – gekocht van een Amerikaanse aanbieder – geen rekening hield met Europese arbeidstijdrichtlijnen, laat staan met de AI Act. De contractuele aansprakelijkheid bleek flinterdun.
De rol van de ondernemingsraad
Belgische werkgevers vergeten soms dat de introductie van AI-tools onder het sociaal overleg valt. De wet van 1948 over de organisatie van het bedrijfsleven verplicht informatieverstrekking aan de ondernemingsraad bij technologische veranderingen die impact hebben op tewerkstelling of arbeidsorganisatie. AI-implementaties vallen hier vrijwel altijd onder.
Proactief communiceren met werknemersvertegenwoordigers is niet alleen wettelijk verplicht, het vergroot ook het draagvlak. Werknemers die begrijpen hoe AI-tools werken en welke waarborgen er zijn, aanvaarden deze sneller dan wanneer ze het gevoel